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山西国际物流有限公司经营业务综合管理办法(试行)
发布时间:2017-4-20 9:49:14  浏览次数:627次
        为了规范山西国际物流有限公司(以下简称物流公司)贸易经营(含各战略装车点)的管理行为,按照“统一合同管理、统一计划管理、统一资金调用、统一货款结算”的四统一原则制定本办法。
        共分六部分:
        第一部分:规范贸易行为实施细则
        第二部分:购销合同管理办法
        第三部分:货运计划管理办法
        第四部分:贸易资金结算管理办法
        第五部分:资金集中暂行管理办法
        第六部分:煤场管理办法
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。     
              第一部分 规范贸易行为实施细则
        一、总则
        (一)为加强贸易业务运作的管理,规范贸易业务流程和资金运作流程,有效防范和管理贸易运作风险,制定本细则。
        (二)贸易行为是指按照公司制定的贸易任务和目标,所从事的所有相关业务行为。
        (三)贸易过程中,要以增加公司效益为指导思想,坚持“扩大规模、提高效益、风险可控”的原则,利用公司在资金、品牌等优势,在煤炭、金属、矿产品等多个领域全面推进贸易战略的实施。
        (四)物流公司及其各分、子公司的业务部门在贸易过程中应当依照本细则执行。
        二、贸易行为管理体系
        (一)公司贸易行为管理体系体现业务运作和业务监督双线管控,形成决策迅速、流程顺畅、运作规范、风险可控的贸易管理体系。坚持“集中管理、分层负责”的原则,具体细分为决策层、主管层、执行层和监督考核层。
        (二)公司董事会是贸易业务的最高决策机构,主要职责是制定公司贸易战略与目标。
        (三)公司总经理根据公司贸易战略与目标对贸易业务实施领导。
        (四)公司分管贸易业务的副总经理负责贸易业务的具体运作。
        (五)公司风险管理委员会负责贸易业务的监督控制工作,领导董事会秘书处、财务管理部、经营管理部、纪检监察办公室,对公司贸易业务进行监督管理。
        三、业务流程管理
        公司进行贸易过程中,要对业务发生、执行、完结各阶段进行闭环管理。
        (一)市场信息收集、调研与资信调查阶段
        1.市场信息收集
        业务部门根据公司经营范围,及时收集供求信息,测算利润,筛选可进业务。对可行业务进行市场调研。
        2.市场调研
        (1)业务部门需按照上下游用户的企业经营资质、资信情况、经营业绩、社会信誉等资料情况对其进行调研。
        (2)业务部门根据业务情况,对已有的和潜在的供应商进行调研,收集产品品种、规格、价格、数量、性能、质量,并掌握供应商产品的供求变化规律和国内外同类产品价格变动趋势。
        (3)根据市场调研情况,建立客户与供应商信息档案。业务部门根据实际业务情况,填写《山西国际物流有限公司客户信息资料表》,建立客户信息档案,并随时更新。
        (二)业务决策
        根据资信调查情况,对合作项目背景、客户资质及信誉、风险分析、成本及利润分析等关键参数做详细论证。信用等级、信誉及经营业绩不佳者坚决不予以合作。
        (三)合同制定
        业务部门要以动力煤、焦炭、精煤、不锈钢、镍铁、铁矿砂等贸易品种的行业标准合同为蓝本,拟定符合公司利益的购销合同。合同中要根据交易品种和资金总量,采用下游预付、货物抵押等多样方式,保全公司利益,降低经营风险,明确结算周期和违约责任。对不能修改的上下游合同,要根据具体市场情况进行确定。
        (四)合同会签
        业务部门拟定的合同文本按照合同会签程序,由煤炭经销部、经营管理部、董事会秘书处、财务管理部四个部门共同审签,并由分管副总、总经理、董事长批准。审签部门要根据管理职能,针对合同的不同条款,从经营、法律、财务等方面对合同进行审核。
        (五)合同执行
        合同签订后,业务部门要严格按合同约定,全面履行合同规定的权利和义务,并及时跟踪业务进展情况。未按合同履行的,要及时查明原因,履行告知义务或提出异议,促使其全面履行合同。
        四、资金监管
        (一)业务过程中,根据签订的合同,采用“一单一结”的模式,本着“前单不清,后单不做”的原则,把控资金流向,随时采取有效措施,避免形成拖欠。
        (二)根据不同的合作方,对公司已付款项进行专用账户监控,做到专款专用,把控整个业务流程及各个环节,将资金风险降到最低,确保资金和货物的安全、顺畅运作。
        (三)建立业务跟踪台帐制度。根据不同的业务及资金流转周期,建立专门的业务跟踪台帐。
        1.建立合同执行情况跟踪体系:对合同主体资质、合同内容及合同执行周期严格监控与跟踪;同时对合同执行周期进行预警,保证合同在规定期限内执行完毕。
        2.建立资金使用监控体系:对每笔业务资金支付、资金回笼及占用时间进行动态监控,对结算周期进行提前预警,提示内勤监督员及时督促货款的收回,并提供实时的收入、利润等指标。
        五、档案管理
        贸易行为过程中的所有合同、资金审批、合同评审等相关书面、电子材料都应妥善保管,根据公司规定归档管理。   
        六、考核奖惩制度
        (一)考核奖惩的目的是充分发挥贸易人员的积极性,提高效率,防范风险。
        (二)对贸易业务人员的考核,采取与操作人员业绩挂钩的办法。
        七、附则
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。
 
 
第二部分 购销合同管理办法
         一、目的
        为加强合同管理,保障公司的合法权益,预防合同纠纷,促进公司依法经营管理,特制定本办法。
        二、适用范围
        本办法适用于物流公司及其各分、子公司的各类购销合同。
        三、合同签订原则
        (一)重点客户和一般客户的关系
        重点客户是指与我公司签订中长期战略合作协议的优质上游资源供应商和下游采购商。一般客户是指与我公司进行日常贸易的合作商。
        物流公司合同签订原则是按照先重点、后一般,先终端用户、后贸易用户的原则签订购销合同。
        (二)年度购销合同签订
        年度购销合同签订主体是物流公司本部,对象是年度重点优质大客户。
        物流公司根据铁路运力、上年度合同执行、承运配送情况,制定年度购销计划,按照“统一谈判、统一订货、统一合同、统一计划、统一调运、统一结算”要求与上下游客户签订购销合同。
        (三)月度购销合同签订
        在保证年度合同的基础上,各分公司、子公司可以结合区域资源特点、当月运力分配,同上下游一般客户进行月度购销合同的签订和执行,并将签订情况上报物流公司审批,物流公司根据客户信誉情况和以往合同兑现情况进行审批后,统一安排下拨资金。
        (四)购销合同补充协议签订
        合同执行中,合同有关条款、价格需要调整或增加补充协议的,重点客户由物流公司进行统一谈判,统一签订补充协议。一般客户由各分公司、子公司负责谈判签订,并且将合同调整情况上报物流公司备案。
        四、客户选择
        (一)上游客户的选择
        1.调研煤炭市场,寻找满足我公司采购要求的上游客户,收集其相关资质材料,建立台帐,对其进行综合评估,监督评优,优胜劣汰。
        2.对上游客户进行日常管理,跟踪其合同履行情况,如发现有不符合我公司对煤炭质量要求的可能性时,应当决定是否将其从公司合格上游客户中删除。
        (二)下游客户的选择
        1. 调研煤炭市场,积极寻找满足我公司供应要求的下游客户,尤其以大型国企为主,如有满足条件的大型民营企业,需对其进行更加严格的审查评估。
        2. 对下游客户进行日常管理,跟踪其合同履行情况,如发现资金结算可能存在问题,应当决定是否将其直接从公司合格下游客户中删除。
 

        五、内容与要求
        (一)合同的签订准备
        1.签订合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策以及其他有关规定。
        2.在签订合同前,洽谈人、经办人、签约人必须做好以下各项工作后,方可签订合同。主要包括:
        (1)用户资质审核。合同签订前,直接用煤类的用户必须提供企业相关附件(包括企业法人营业执照副本、税务登记证、授权代表或法人身份证、组织机构代码证、银行开户许可证)复印件,并加盖公章;贸易公司类的煤炭经销企业,除出具上述“五证”外,还必须出具“煤炭经营资格证”复印件,并加盖公章,同时持终端用户委托书。
        (2)对市场进行预测和调查,并评估合同的可行性和合法性,防止签订无效合同。
        (3)对资信不明、资信状况不好,且无可靠担保单位的,不得与之签约。
        3.签订合同,应验证对方相关证明文件,核对无误后方可正式签订合同,对方交验的证明文件要妥善保管。
        (二)合同的编制
        1. 公司购销合同采用统一的标准格式和条款,由物流公司各部门会同法律顾问共同拟定。
  2. 公司购销格式合同应至少包括但不限于以下内容。
  (1)供需双方全称、签约时间和地点。
  (2)产品名称、单价、数量和金额。
  (3)运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。
  (4)付款方式及付款期限。
  (5)免除责任及限制责任条款
  (6)违约责任及赔偿条款。
  (7)合同双方盖章生效等。
  3. 公司购销格式合同须经物流公司审核批准后统一印制。
  4. 购销业务员与客户进行购销谈判时,根据实际需要,可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改,但应报物流公司审批。

        (三)合同的审批
        1.签订的合同,按照物流公司煤炭经销部、经营管理部、董事会秘书处、财务管理部、分管贸易的副总经理、公司总经理、公司董事长逐级审批。
        2.煤炭经销部负责合同的履行跟踪、及所经办合同资料的整理归档。
        3.经营管理部和董事会秘书处负责各类合同的文本规范及法律风险的防范,包括合同内容和形式的合法性、严密性、可行性等。
        4.财务管理部主要负责审查合同支付要约是否符合公司的财务管理及支付条件,并督导收付履约。
        5.各级公司可根据自己的情况签订月度煤炭采购合同,但必须上报物流公司,提供采购资金审批单,由物流公司按规定程序审批后,对采购资金进行统一安排。
        (四)合同的签订
         经上述审批流程确定全部条文内容后,由对方签字盖章,然后由经办人员制作用章呈批表,按物流公司用印呈批流程进行用印呈批。
经办部门不得在已获批的范本上更改或增加任何特殊条款;如有特殊情况必须增加,需依照合同审批流程逐级呈报审批。

        (五)合同跟踪管理
        1.法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
        2.在履行合同过程中,专人跟踪合同履行情况,根据情况的变化,对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
        3.接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
        4.合同结算暂定由财务管理部进行。对合法有效的合同,物流公司结算中心必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同,物流公司结算中心有权拒绝结算。
        5.凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。
        6.业务负责人员负责监督检查合同履行情况,按时间顺序及时建立合同签订与履行情况台帐。
        (六)合同的变更和解除
        1. 合同需要变更或解除时,由合同承办人按合同签订流程进行审批,尽快与对方签订变更或解除协议。
        2.我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。
        3.发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向合同管理机构报告。
        4.我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议
        (七)合同纠纷处理制度
        1.发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导或法定代表人,并通报合同管理机构准备材料。
        2.为解决合同纠纷所采取的措施,必须在法定的诉讼时效内进行。
        3.合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同承办部门、人员应配合好合同管理机构参加仲裁或诉讼。
        4.发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。
        5.合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。
        6.解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件,自发出或收到之日起十日内,由承办人送交合同管理机构备案。
        7.在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。
        (八)合同的管理
        1.建立完整的合同档案。档案资料包括以下内容:
        (1)谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;
        (2)对方当事人各项资质复印件;
        (3)对方当事人履约能力证明资料复印件;
        (4)对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;
        (5)双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;
        (6)合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
        (7)标的验收记录;
        (8)交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
        2.所有合同都必须按物流公司、分公司、子公司分类编号。合同管理员负责建立和保存合同管理台帐。
        3.合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一个月内,应将合同档案资料移交合同管理员。
        4.合同的借用
        存档合同要借用时,必须按以下流程操作:
        (1)借用人填写借用审批单——合同借用部门负责人签字——合同经办部门负责人签字——档案室负责人签字——凭表到档案室借用。
        (2)如借用人为合同经办部门人员时,可直接填写工作联系单到档案管理部门签字后,可直接到档案室借用。
        六、附则
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。
第三部分 货运计划管理办法
        一、总则
        (一)为加强铁路货运营销工作,提高运输组织管理水平,优化运力资源配置,制定本办法。
        (二)货运计划管理的基本原则是:以市场为导向,组织货源,方便货主,兑现承诺;以提高运输效率、效益和管理水平为目标,开展计划运输、合理运输和直达运输;以综合平衡为手段,体现确保重点、兼顾一般的物资运输政策,实现均衡运输。
        计划办理遵照以下四项基本原则:一是优先保证重点大客户需求的原则;二是大列、整列发煤站优先的原则;三是资源、市场、运力相匹配的原则;四是坚持整体平衡、动态调整的原则。
        (三)货运计划管理的主要任务是:组织开发货源,分析研究市场,开展市场营销,管理铁路货物运输服务订单,收集装车信息,提供信息服务,充分发挥运输工具的效能,完成铁路资产经营目标。
        二、适用范围
        本办法所提及的货运计划不仅包含支撑公司(包含物流公司所属的各级公司)各类业务的计划,而且包括需要公司帮助申请的计划,以及计划需要在公司站台发货的计划。
        三、计划需求和计划的统计
        物流公司计划管理部门负责对各级公司和需要公司代申请单位所上报的计划需求和调整进行统计,方便向能投公司提报货物运输计划。
        (一)计划需求是指需要公司统一申请的计划,包括支撑公司各类业务的计划和需要公司代申请的计划。
        (二)支撑公司各类业务的计划的统计
各级公司在合同签订后,根据合同中的发运需求,将货物运输的时限、发站、到站、发货人、收货人、品名、车种、车数、吨数等与运力安排相关的内容进行汇总统计,上报物流公司计划管理部门。

        (三)需要公司代申请的计划的统计
        1.需要公司代理申请计划的单位,首次提出计划申请代理需求时,需要向公司提供其工商营业执照、企业法人代表身份证(由经办人办理时应同时提供授权委托书和经办人身份证),公司对其情况进行审核,并建立用户档案。
        2.每次提出计划申请代理请求时,需要缴纳相应的保证金。
        3.在满足以上条件的情况下,每次有计划申请代理需求时,将货物运输的时限、发站、到站、发货人、收货人、品名、车种、车数、吨数等与运力安排相关的内容提供给各集运站,各集运站汇总后上报物流公司计划管理部门。
         (四) 调整计划的统计
        1.当煤炭生产、煤质及运输环境、用户需求发生变化,或因其它不可抗力因素无法继续执行计划时,各级公司和需要公司代理申请计划的单位要及时上报物流公司计划管理部门。
        2.因发煤站原因需要调整月度计划时,由发煤站提出书面申请,报物流公司计划管理部门。
        四、订单的提报
        (一)计划提报原则
计划提报要优先满足中长期战略客户需求、优先满足重点大客户的需求、优先满足发煤站点对点运输的要求。

        (二)年度计划与月度计划的提报
        1.计划管理部门根据公司经营规划、年度合同签订情况、铁路运力,编制下一年度铁路煤炭运力分配计划,
        2.每月10日前由计划管理部门根据各类计划需求统计情况,结合铁路运力、流向、合同兑现等情况,提出下月运输计划。
        3.每月14日前组织召开月度铁路运输计划会审会,公司分管领导及相关部门参加,分析总结当月煤炭发运情况,预测下月市场形势,确定下月铁路运输计划。确定运输计划后,物流公司计划管理部门向能投公司提报货物运输计划需求,并负责与能投公司和各铁路、运输等管理部门进行协调。
        计划需要调整时,物流公司计划管理部门根据统计的调整计划,向能投公司提报货物运输计划调整,并负责与能投公司和各铁路、运输等管理部门进行协调。
        五、计划的落实
        1.各级公司要及时了解和掌握煤炭生产、消费、分配、运输等各个环节出现的问题,协调解决煤炭调运过程中出现的困难和问题,提高煤炭购销合同和铁路煤炭运输计划的兑现率。
        2.需要公司代理申请计划的单位以及自带计划单位在计划落实后,要及时按计划将煤炭调运到各集运站,提高铁路煤炭运输计划的兑现率。如果不能及时将煤炭调运到各集运站,将对其进行违约追责。
        六、附则
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。                           
 
第四部分 贸易资金结算管理办法
        一、总则
        为了贯彻公司资金集中管理的要求,达到发挥公司资金规模优势,提高公司的整体资信和资金运作能力,盘活公司沉淀资金,提高资金使用效率,提高公司的核心竞争能力,实现公司整体利益最大化的目的,特制定本办法。
        二、适用范围
        本办法适用于物流公司及其各分、子公司各类购销业务中资金和票据结算业务。
        三、组织机构设立
        物流公司成立资金结算中心(物流公司财务管理部的内设机构);各分、子公司的结算事宜由其财务部负责;物流公司资金结算中心同各分、子公司财务部共同完成资金上划和下划业务。
        四、资金结算管理的原则
        (一)资金权属不变:各级公司对自己的资金拥有所有权和支配权。这种权利不因资金存放地点的变化而改变,也不受任何单位的侵犯。
        (二)保持相对独立:各公司仍是独立的法人实体,不因物流公司资金结算中心的运营而影响其公司对收入结算和资金运作的独立性。
        (三)有偿存借和使用:物流公司资金结算中心和分、子公司之间的存借款,均应按照有偿占用的原则支付存借款利息和费用。物流公司资金结算中心应在符合人民银行有关规定的前提下,给予分、子公司利率和费率优惠。
        (四)互惠互利,借贷双赢:物流公司资金结算中心和分、子公司在资金运营过程中,必须兼顾双方利益。通过利率内部优惠浮动,提供优质服务,节约财务费用,保证借贷双方有利。
        五、结算流程
        (一)采购结算
        1.检验采购煤的质量。对采购煤的质量进行严格检验,如不符合合同规定的质量要求,按照规定作相应的吨位或单价扣减。
        2.核实结算数量及结算单价。依据过磅数,结合采购煤质量问题涉及到的吨位扣除,来确定结算数量。依据合同规定单价,结合采购煤质量问题涉及到的单价扣除,确定结算单价。
        3.收取发票。核实对单无误后,要求对方提供相应的发票。
        4.尾款处理。由于煤炭采购一般都是预付款的方式进行,故由各采购公司对尾款与上游客户协商处理,多退少补。
        (二)销售结算
        1.核实结算数量及结算单价。依据合同有关规定和我方的过磅数与下游客户确定结算数量及结算单价。
        2.开具发票。核实对单无误后,物流公司结算中心在合同规定时间内开出相应的发票并提交给下游客户。
        3.挂账催款。物流公司结算中心开出发票后,由合同承办人负责催款。
        4.入账完成结算。销售资金按照结算金额全部进入物流公司结算中心后,物流公司和各分、子公司分别做账务处理,结算完成。
        六、结算资金管理
        (一)采购资金的管理
        1.采购资金的申请
        (1)各级公司签订月度采购合同后,向物流公司报备。
        (2)物流公司对合同内容无异议后,各级公司根据合同标的、单价、数量填写资金使用计划,报送物流公司审批。
        (3)物流公司的审批由物流公司结算中心负责,按照物流公司付款流程办理。
        2.采购资金的下划
        物流公司同意付款后,由物流公司结算中心按照批准金额下划各分、子公司财务部。
        采购资金下划后,由各分、子公司自行与供应商进行结算事宜。
        (二)销售资金的管理
        1.销售资金统一管理
        销售合同由物流公司统一签订,合同账户为物流公司结算中心账户,一切销售资金回收后由物流公司结算中心统一管理,但资金权属不变,仍属于各业务实际办理公司。
        2.预付款管理
        销售合同签订后,下游用户将预付款支付到物流公司结算中心账户,由物流公司结算中心统一管理。
        3.销售应收账款的回收
        销售合同由物流公司统一签订,但具体执行由各分、子公司负责。合同签订后,各分、子公司配专人跟踪合同履行情况,负责销售应收账款的回收,确保不发生呆账坏账。
        七、附则
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。
第五部分 资金集中试行管理办法
        一、总则
        (一)为加强物流公司资金集中管理,强化资金收支监管,保证资金链安全,降低资金成本,提高资金使用效益,根据能投公司关于加强资金统一管理的相关要求和《国有大中型企业建立现代企业制度和加强管理的基本规范(试行)》以及有关法律规定,并结合公司实际情况,特制定本办法。
        (二)本规定适用于物流公司以及其各分、子公司。
        (三)资金集中管理的目标及遵循的基本原则是:
        1.全面整合公司资金资源,提高资金整体效益;
        2.严格管理,保障周转,加强监控,防范风险;
        3.资金集中不改变原有资金的所有权和收益权;
        4.以市场化为基础的资金有偿使用。
        (四)资金集中管理的主要内容包括:资金集中管理体制、资金预算管理、银行账户管理、现金集中管理、授信融资管理、资金分析报告制度、资金集中管理的监督及考核等。
        (五)本办法所称的资金包括在生产经营、投资、融资等活动中的一切资金收入和资金支出,资金形式主要表现为现金。现金指各公司在银行或其他金融机构的存款及其他可立即用于支付的货币类资产,包括现金及银行承兑汇票等其他货币资金。
        二、资金集中管理体制
        (一)物流公司成立资金结算中心,承办物流公司集中资金的具体收支结算和管理工作,并负责检查、监督、指导分、子公司资金集中管理工作。资金结算中心是物流公司财务部的内设机构,在财务部的直接领导下开展工作。资金集中工作以物流公司财务部为主管部门,各分、子公司财务部为资金管理执行部门,分别依据各自权限,参与资金集中管理,行使资金管理职能。
        (二)物流公司资金结算中心的职责主要包括以下内容:
        1.负责物流公司以及各分、子公司资金管理制度、资金管理机构的建设,推动物流公司资金的集中管理与有效运作。
        2.及时监控各分、子公司资金流动情况,特别是资金流出情况,发现问题及时报告。
        3.严格按规定程序审查物流公司内部借款事项,认真评估内部借款的安全性,规避风险。
        4.负责对各分、子公司资金管理机构的指导和管理,同时负责对各分、子公司资金管理工作进行指导、检查,监督与考评。
        5.审查、汇总资金收支预算,准确预测物流公司总体资金需求,及时提出筹资或还款意见。
        6.负责搭建资金结算系统,建立快捷、安全、高效的结算平台,办理资金集中管理和核算的具体事宜。
        (三)各分、子公司财务部门负责管理其各自的资金。在资金管理方面的主要职责是:
         1.执行物流公司资金管理制度,制定本公司资金管理实施办法,健全资金内控制度。
        2.组织编制本公司的资金预算,并按时上报物流公司财务部资金结算中心。监督本公司资金预算的执行,定期对资金预算进行分析。
        3.对本公司对外投资资金、资产处置资金、利润分配资金、重大资金变动等实施监控与审核。
        4.负责本公司的账户管理,同时负责对账户余额、资金收付情况进行实时监控与管理。
        5.对本公司的授信、融资、对外担保、抵押、函证等业务进行管理。
        三、资金预算管理
        (一)资金集中管理以资金预算为基础,资金预算在物流公司全面预算管理的要求下编制,应充分体现优化资源配置、量力而行、收支双控的原则;对资金实行事前有预算、事中有控制、事后有分析的全过程管理。
        (二)各分、子公司一切资金收支均纳入预算管理。各分、子公司应编制并上报年度资金预算,物流公司按审批程序每年核定一次。同时,各分、子公司在年度资金预算的基础上应编制月度资金预算。年内如发生组织机构、资本结构、经营计划或经营指标等重大变更,从而导致资金供需发生变化,应按物流公司要求调整资金预算,重新报物流公司核定。
        (三)各分、子公司应通过完整的预算申报、追加、审批、执行程序,达到对本公司通过预算控制结算的目的。物流公司各级资金管理部门根据资金预算对资金收支进行监控与检查、评价。
        (四)在资金预算中,各分、子公司应结合资金收支情况充分考虑融资预算额度安排。融资预算内容主要包括短期贷款、函证额度和长期贷款,其中长期贷款预算额度为一次性专项资金,应做到专款专用,保证项目资金的供应。
        (五)各分、子公司应按资金预算的要求在规定时间内逐级报送资金预算,保证资金的合理调度。
        四、银行账户管理
        (一)物流公司资金集中管理以银行账户管理为核心。通过对账户的开立进行管理,对账户的使用进行授权,利用银企直连的资金结算系统、物流公司网银监控系统以及其他手段进行全过程控制,促进资金集中。
        (二)物流公司财务部资金结算中心是账户管理工作的主管部门。在账户管理方面的主要职责是:
        1.负责物流公司整体账户管理制度的建设,指导各分、子公司建立健全账户管理制度、搭建账户资金集中体系。
        2.负责物流公司各级单位账户的备案、审批、授权以及其他管理工作。
        3.选择资金结算银行、物流公司网银合作银行,指导创建快捷、安全、高效的资金管理系统。
        4.指导、检查各分、子公司的账户管理工作。
        (三)各分、子公司资金管理部门负责本公司的账户管理。在账户管理方面的主要职责是:
        1.执行物流公司账户管理要求,制定本公司账户管理实施办法,搭建本公司的资金账户集中体系,健全账户管理内控制度。
        2.负责本公司的账户管理工作。
        3.负责对公司开立账户的初审和备案工作,并根据要求上报物流公司资金结算中心。
        (四)物流公司资金结算中心和各分、子公司财务部按账户性质和使用用途进行分级、分类管理。各分、子公司应严格按照规定开展账户管理工作。具体管理办法由物流公司另行制定。
        五、现金集中管理
        (一)物流公司及各级分、子公司的资金应通过资金结算系统进行结算。
        (二)物流公司禁止各分、子公司在其他金融机构购买理财产品或存放定期存款,闲余资金一律归集物流公司资金结算中心。各分、子公司对归集存放到资金结算中心的资金可以协商采取定期、通知或协议存款等方式,物流公司按照银行同期利率计算利息,每季度最后一个月的20日为结息日。
        (三)现金收支管理。物流公司指定主办银行为资金集中主账户,各分、子公司指定一家银行账户为被集中账户。对各分、子公司实行限额管理,资金结算中心每日定时或实时对各分、子公司收入专户资金超过限额以上部分进行归集。资金支付按照规定程序审批后,进行办理。资金结算中心对各分、子公司的拨付资金金额不超过其资金存量。如需增加,按照内部融资规定程序办理,并收取利息和其他费用。
        六、授信融资管理
        (一)为加强授信融资管理,优化整体融资结构,合理配置信用资源,控制融资风险,物流公司实行金融机构授信和重大债务融资统一管理。
        (二)物流公司财务部资金结算中心作为授信融资业务部门,负责制定物流公司融资预算、统筹规划授信融资规模,选择物流公司战略合作金融机构,负责重大债务融资方案的制定。各分、子公司财务部根据物流公司资金结算中心安排具体承办本单位授信融资工作。
        (三)物流公司财务部资金结算中心根据年度经营计划和资金预算汇总情况编制授信融资计划,并负责组织落实。各分、子公司按照物流公司财务部授信融资计划执行。
        (四)各分、子公司如需单独进行授信融资的,需经各分、子公司董事会通过后,上报物流公司董事会审批。需要担保、或以资产、权利抵押(质押)的,应按物流公司有关担保业务规定流程办理。
        (五)各分、子公司有借款需求时,首先依靠物流公司内部资金调剂,如内部资金不能调剂或者不能满足全部需求,经物流公司董事会同意后,方可进行融资行为。
        (六)各分、子公司取得物流公司借款后,要保证借入资金的用途和安全,并按时支付借款的利息,及时偿还。对不及时偿付借款利息的分、子公司要按还款金额的日万分之五计收违约金。如未按协议规定用途使用资金,物流公司有权终止该款项的使用。
        (七)物流公司各分、子公司之间不得自行拆借资金或变相拆借资金。
        七、资金分析报告制度
        (一)各分、子公司应建立健全资金分析报告制度,定期对账户管理、资金集中情况、资金收付及余额、融资授信、资金预算执行情况等进行分析,并按照物流公司财务部的要求编制资金分析报告。
        (二)资金分析报告包括月报、季报和年报。各分、子公司应于月度、季度、年度终了后10个工作日内向物流公司提交资金分析报告,分析报告应做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。
        (三)资金分析报告主要内容包括:
        1.资金的流入、流出与存量情况,变动趋势及规律;
        2.获取银行授信额度及银行授信额度使用情况;
        3.银行账户管理情况;
        4.资金异常情况分析说明;
        5.其他需要报告的事项。
        八、考核、监督检查与报告
        (一)物流公司建立健全资金集中管理的责任考核机制。资金集中管理是各分、子公司业绩考核体系中的重要内容。物流公司财务部负责建立资金管理考核体系的考核指标和评价标准。
        (二)物流公司财务部负责定期或不定期对各分、子公司资金管理进行检查、监督、评价和报告。
        (三)物流公司审计部及各分、子公司内部审计部门应充分发挥内部审计的监督职能,加强对资金管理的专项审计。
        (四)当发生下列重大事项,各分、子公司财务部门负责人必须立即向物流公司财务部报告:
        1.发生或涉入重大诉讼和仲裁案件;
        2.本单位存款或代保管等有价证券到期已确认不能收回;
        3.本单位银行账户被冻结;
        4.银行存款出现异常变动;
        5.所属单位人员涉嫌经济犯罪;
        6.其他重大事项。
        九、附则
        (一)本办法涉及的有关实施细则、具体工作流程等管理规定由物流公司财务部制定下发。
        (二)本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。
 
第六部分 煤场管理办法
        一、目的
        为加强煤场管理,保障煤场安全,保证煤炭质量,维护公司的合法权益,特制定本办法。
        二、适用范围
        本办法适用于物流公司及其各分、子公司所属的全部煤场。子公司是指物流公司所属全资、控股及拥有实际控制权的公司。
        三、出入场检查办法
        (一)车辆出入煤场必须将车停在场区门口,进行查验,可在验车区安装摄像头,用于监控检查。
        (二)车辆入场检查项目为票据、封条、行车证、驾驶证、车牌号码、煤形、窃煤装置;出场检查项目为出场证、车底清理情况、窃煤装置。
        (三)检查标准:封条齐全完好;车厢无可疑卸煤痕迹;车身、驾驶室各部位无暗箱、夹层、无恶意窃煤装置;票据齐全,填写规范,无涂改,各环节验章齐全;行车证、驾驶证齐全,人证相符。
        (四)有下列异常情况之一的,予以扣车,并汇报调度室安排查处:1.封条有破损;2.票据检查不合格;3.有恶意窃煤装置;4.有偷煤、盗煤行为; 5.其它违反流程制度的异常情况。
        (五)重车进场,验车合格后,进行台帐登记,并出具入场单。入场单包括车型、车牌号、驾驶人姓名、驾驶人联系方式、矿别、煤种,验车合格证明。
        四、车辆过磅工作办法
        (一)重车过磅程序:车辆停放——入场单查验——票据查收——重车过磅——台帐登记——安排卸煤。
轻车过磅程序:车辆停放——收货证明查验——轻车过磅——台帐登记——出票——开具出场证。

        (二)车辆停放:车辆上磅前应确保衡器复位归零,车辆应保证停放在地磅的中央位置,过磅时应保证驾驶室和磅上无人。
        (三)入场单查验、票据查收:查验入场单和票据,确保票据齐全,填写规范,无涂改,各环节验章齐全,且入场检验合格后,方可过磅。
        (四)台帐登记:过磅过程中,依次录入车型、车号、驾驶人姓名、驾驶人联系方式、矿别、煤种、重车重量、存煤位置、轻车重量、煤炭净重等信息,确保数据无误。
        (五)安排卸煤:根据煤炭矿别、煤种、重量、货主等信息,统筹规划煤炭的存放位置,对煤场进行编号处理。安排卸煤时,通知驾驶人前往规定卸煤位置,由专人负责卸煤有关事宜。
        (六)交接班前应将当班报表、票据、台帐进行汇总核对,异常情况必须在报表、台帐上注明;由专人负责上报报表,进行票据核对。
        (七)过磅人员因工作失误,违规违纪造成不良影响或给不法人员可乘之机的,将按相关制度进行追究处理;参与或组织违法犯罪活动的,依法追究法律责任。
        五、煤炭卸车验收工作办法
        (一)煤炭在煤场卸车验收工作由专人负责,其验收程序为:安排卸车——煤质、车底查验——出具收货证明——放行。
        (二)安排卸车:收货人应现场指挥车辆到指定地点卸车,严禁私自卸车。
        (三)煤质、车底查验:卸车后要求工作人员现场对煤炭质量采取目测、手掂的方法进行查验;对车底清理情况进行检查,保证煤质合格和车厢清理干净;车辆清底应由装卸工上车清扫干净。
        (四)各项指标都验收合格后,出具收货证明,由收货人签字。
        (五)工作人员工作失职或违规操作的,将按相关规定进行追究处罚,里勾外联,参与违法犯罪行为的,依法追究法律责任。
        六、煤样化验工作办法
        (一)接班前应对设备进行全面测试,确保设备运转正常,定期对管理样进行测试,校正曲线数据,严禁不经检测启动设备。
        (二)取样时,应在煤堆不同位置取样,所采煤样要适量,保证完成全部检测。
        (三)无特殊要求不得留存煤样,特殊情况需要留存时,必须用专用料桶留存,并填写留存标签,注明留存原因、时间、煤种和化验结果。
        (四)启动检测前应先确认所测煤样的煤堆编号、煤种、矿别。
        (五)制样、化验应及时、准确,严格按国标操作。
        (六)化验结果应出具纸质化验结果,并及时向煤场负责人和现场管理人员报送。
        (七)煤样检验完成后,剩余煤样应放回煤堆,避免浪费。
        (八)采、制、化验工作要认真、严肃,自觉接受监督,如有违规操作、接受吃请、参与违法活动等行为的,将按照相关规定进行责任追究,直至追究法律责任。
        七、煤场安全综合管理办法
        (一)对煤场待卸车辆合理调度,确保车辆安全、迅速接卸。监督卸煤人员,防止出现安全或故意刁难司机的问题。
        (二)加强对煤炭堆场的管理,煤场严禁烟火,防止着火。
        (三)铲车作业时应注意车辆附近不能有人,以防出现工伤事故。
        (四)建立巡查和测温制度。对储量大、存期长的煤堆要每天进行巡查,防止煤炭自燃,每两天测温一次,建立测温记录台帐。对测出60度以上的煤区要挖出将其暴露在空气中散热降温,并及时出货。发现煤堆超温或自燃,必须采取对自燃煤喷水降湿、翻堆喷水等灭火措施。
        (五)根据煤的水分及风速,对煤场进行不定期的喷水,防止煤粉飞扬,减少煤炭损耗,防止污染环境。保证煤场喷水系统、消防工具的可靠备用,确保煤场安全。
        八、附则
        本办法为试行办法,自颁布之日起生效,在执行中遇到实际问题,再行研究修改。
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